Ringkasan singkat
- Software ERP (enterprise resource planning) menyatukan proses inti perusahaan, seperti keuangan, pembelian, persediaan, penjualan, produksi, dan SDM, dalam satu basis data dengan alur standar.
- ERP cocok bila banyak proses saling bergantung dan perusahaan siap menyesuaikan cara kerjanya dengan standar sistem. Aplikasi custom cocok bila sebagian kecil proses yang khas justru menjadi keunggulan bisnis.
- Biaya ERP bukan hanya lisensi atau langganan. Implementasi, migrasi data, pelatihan, kustomisasi, dan perawatan sering lebih besar daripada biaya software-nya.
- Untuk banyak perusahaan menengah, jalan tengah paling masuk akal adalah ERP atau software akuntansi sebagai inti, ditambah aplikasi custom di bagian yang khas, dihubungkan lewat API.
- Kesalahan terbesar: memilih ERP karena 'perusahaan besar memakainya', lalu memaksakan kustomisasi berat sampai sistem sulit diperbarui.
Software ERP adalah sistem yang menyatukan proses inti perusahaan, seperti keuangan, pembelian, persediaan, penjualan, produksi, dan SDM, dalam satu basis data dengan alur kerja standar, sedangkan aplikasi custom dibangun khusus mengikuti alur kerja perusahaan tertentu. Untuk perusahaan menengah, pilihan yang tepat jarang hitam-putih: ERP unggul untuk proses yang umum dan saling terkait, aplikasi custom unggul untuk proses khas yang menjadi pembeda bisnis.
Artikel ini ditulis oleh Digipro, agensi digital di Malang yang membuat aplikasi web custom untuk perusahaan. Kami tidak menjual atau mengimplementasikan ERP, sehingga bisa membahasnya dengan netral. Isinya: apa itu sistem ERP, modul ERP, komponen biaya ERP, ERP untuk UMKM, perbandingan dengan aplikasi custom, jalan tengah, contoh ilustrasi, dan pertanyaan penentu.
Apa itu sistem ERP
Ciri utama ERP adalah satu basis data untuk banyak bagian. Saat bagian penjualan mencatat pesanan, stok di gudang langsung berkurang, kebutuhan pembelian terhitung, dan piutang tercatat di keuangan, tanpa disalin antar-aplikasi. Alurnya mengikuti praktik standar yang sudah dirancang penyedia ERP untuk banyak perusahaan sekaligus.
Konsekuensinya, ERP membawa cara kerja tertentu. Perusahaan yang menerapkan ERP biasanya menyesuaikan sebagian prosesnya dengan standar sistem, bukan sebaliknya. Ini bisa menjadi manfaat, karena proses yang berantakan dipaksa rapi, tetapi juga bisa menjadi beban bila proses khas perusahaan justru sumber keunggulannya.
Modul ERP yang umum
| Modul ERP | Isi | Terhubung dengan |
|---|---|---|
| Keuangan dan akuntansi | Buku besar, utang, piutang, kas dan bank, laporan keuangan | Semua modul |
| Penjualan | Penawaran, pesanan, pengiriman, faktur | Persediaan, keuangan |
| Pembelian | Permintaan pembelian, pesanan ke pemasok, penerimaan | Persediaan, keuangan |
| Persediaan | Stok per gudang, transfer, opname, nilai persediaan | Penjualan, pembelian, produksi |
| Produksi atau manufaktur | Resep atau daftar bahan, perintah kerja, biaya produksi | Persediaan, pembelian |
| SDM dan penggajian | Data karyawan, absensi, gaji | Keuangan |
| CRM | Leads, peluang, aktivitas penjualan | Penjualan |
| Proyek | Anggaran, biaya, dan progres per proyek | Keuangan, pembelian, SDM |
Tidak semua modul harus diterapkan sekaligus. Banyak perusahaan mulai dari keuangan, penjualan, pembelian, dan persediaan, lalu menambah produksi atau SDM setelah modul inti berjalan.
Komponen biaya ERP
Saat membandingkan biaya ERP, banyak perusahaan hanya melihat harga lisensi atau langganan per pengguna. Padahal biaya total kepemilikan terdiri dari beberapa komponen yang sama pentingnya:
| Komponen biaya | Isi | Yang sering terlupa |
|---|---|---|
| Lisensi atau langganan | Biaya software per pengguna, per modul, atau per perusahaan | Kenaikan biaya saat jumlah pengguna atau modul bertambah |
| Implementasi | Konsultan memetakan proses dan mengatur sistem | Waktu tim internal yang ikut rapat dan pengujian |
| Migrasi data | Memindahkan data pelanggan, barang, saldo awal | Membersihkan data lama yang tidak konsisten |
| Pelatihan | Melatih pengguna di setiap bagian | Pelatihan ulang saat karyawan berganti |
| Kustomisasi | Menyesuaikan sistem untuk proses khas | Kustomisasi bisa menyulitkan pembaruan versi |
| Perawatan dan dukungan | Pembaruan, perbaikan, bantuan teknis | Biaya tahunan yang berjalan selama sistem dipakai |
| Infrastruktur | Server atau langganan cloud, perangkat | Backup dan keamanan |
Pola biaya yang sama berlaku untuk aplikasi custom, hanya porsinya berbeda: biaya membangun di depan lebih besar, tanpa lisensi per pengguna, tetapi dengan perawatan yang harus direncanakan. Kerangka menghitungnya ada di artikel biaya pembuatan aplikasi.
ERP vs aplikasi custom: perbandingan
| Aspek | Software ERP | Aplikasi custom |
|---|---|---|
| Cakupan | Luas: banyak proses inti sekaligus | Sempit dan dalam: proses tertentu yang dipilih |
| Kesesuaian dengan proses | Perusahaan menyesuaikan dengan standar sistem | Sistem mengikuti proses perusahaan |
| Waktu sampai dipakai | Bertahap per modul; implementasi bisa panjang | Versi pertama bisa cepat bila ruang lingkup kecil |
| Biaya awal | Lisensi atau langganan + implementasi | Biaya membangun |
| Biaya berjalan | Langganan atau lisensi tahunan + dukungan | Perawatan dan pengembangan |
| Akuntansi dan pajak | Umumnya sudah lengkap | Sebaiknya tidak dibangun ulang; hubungkan ke software akuntansi |
| Proses khas | Butuh kustomisasi, kadang terbatas | Kekuatan utama |
| Ketergantungan | Pada penyedia ERP dan mitra implementasi | Pada pemilik kode dan tim yang merawat |
| Pembaruan | Fitur baru dari penyedia; kustomisasi bisa menghambat | Sesuai rencana perusahaan |
Kapan ERP lebih tepat
- Banyak proses saling bergantung: pesanan memengaruhi stok, pembelian, produksi, dan keuangan sekaligus.
- Proses perusahaan sebagian besar umum dan bisa mengikuti praktik standar.
- Perusahaan butuh laporan keuangan terkonsolidasi dari beberapa cabang atau entitas.
- Ada tim internal atau mitra implementasi yang bisa mengawal penerapan dan perawatan.
- Manajemen siap menyesuaikan proses dan mendorong seluruh bagian memakai sistem yang sama.
Kapan aplikasi custom lebih tepat
- Masalah terbesar ada di satu atau dua proses khas, misalnya penjadwalan petugas lapangan, alur survei sampai penawaran, atau laporan pekerjaan.
- Proses khas itu justru menjadi keunggulan bisnis yang tidak ingin disamakan dengan standar.
- Keuangan dan pembukuan sudah berjalan baik di software akuntansi.
- Pengguna utama adalah tim lapangan, mitra, atau pelanggan yang butuh tampilan sederhana di HP.
- Biaya ERP untuk seluruh pengguna tidak sepadan dengan proses yang benar-benar perlu diperbaiki.
ERP untuk UMKM: perlu atau belum?
Saat ini banyak ERP ditawarkan dalam bentuk langganan cloud dengan paket untuk usaha kecil. Itu membuat ERP lebih terjangkau, tetapi tidak otomatis membuatnya cocok. Untuk UMKM, pertanyaan yang lebih berguna adalah: proses apa yang paling merugikan bila tetap manual?
| Kondisi UMKM | Langkah yang biasanya lebih masuk akal |
|---|---|
| Pembukuan masih manual | Software akuntansi siap pakai lebih dulu |
| Stok sering selisih, satu gudang | Aplikasi stok siap pakai dan disiplin pencatatan |
| Leads dan penjualan tercecer | CRM sederhana atau aplikasi pencatatan penjualan |
| Banyak proses terkait dan beberapa cabang | Mulai pertimbangkan ERP dengan modul bertahap |
| Satu proses khas menghambat pertumbuhan | Aplikasi custom kecil untuk proses itu, terhubung ke software yang ada |
Pembahasan khusus per bagian ada di artikel aplikasi keuangan perusahaan, aplikasi stok barang, dan aplikasi absensi dan HRD.
Jalan tengah: ERP atau akuntansi sebagai inti, custom di bagian khas
Banyak perusahaan menengah akhirnya memakai kombinasi. Software ERP atau software akuntansi menjadi inti untuk keuangan, pembelian, dan persediaan. Aplikasi custom menangani proses khas di sekitarnya dan mengirim data ke inti lewat API. Dengan cara ini, bagian yang diatur standar akuntansi tetap di sistem yang teruji, sementara proses pembeda tidak dipaksa masuk ke modul yang tidak cocok.
Contoh ilustrasi: produsen makanan ringan dengan jaringan reseller
Contoh berikut fiktif dan hanya memperagakan cara berpikir; bukan gambaran klien Digipro, dan semua angkanya ilustrasi. Sebuah produsen makanan ringan punya pabrik, dua gudang, dan sekitar 200 reseller. Pembukuan sudah di software akuntansi, produksi dicatat di spreadsheet, dan pesanan reseller masuk lewat WhatsApp ke empat admin.
| Pilihan (ilustrasi) | Yang terjadi | Pertimbangan |
|---|---|---|
| ERP penuh | Produksi, persediaan, pembelian, penjualan, dan keuangan pindah ke ERP | Proses produksi dan stok menjadi rapi; pesanan reseller lewat WhatsApp dan harga per tingkatan reseller butuh kustomisasi |
| Aplikasi custom penuh | Semua dibangun sendiri | Tidak disarankan: membangun ulang akuntansi dan produksi berisiko dan mahal |
| Gabungan | ERP untuk produksi, persediaan, pembelian, dan keuangan; portal reseller custom untuk pesanan, harga per tingkatan, dan komisi, terhubung ke ERP | Proses standar memakai sistem teruji; proses pembeda tetap leluasa |
Dalam contoh ini, gabungan menjadi pilihan paling seimbang. Bila perusahaan belum siap menerapkan ERP, langkah pertama yang lebih kecil adalah portal reseller custom yang terhubung ke software akuntansi yang sudah ada, lalu ERP dipertimbangkan ketika produksi dan stok menjadi hambatan utama. Konsep portal mitra dibahas di artikel portal klien dan portal mitra.
Pertanyaan penentu sebelum memilih
- 1
Proses mana yang paling merugikan bila tetap seperti sekarang?
Urutkan berdasarkan jam kerja yang terbuang, kesalahan, atau penjualan yang hilang.
- 2
Apakah proses itu umum atau khas?
Proses umum seperti akuntansi dan pembelian cocok di sistem standar. Proses khas yang menjadi keunggulan lebih cocok dibangun sendiri.
- 3
Seberapa banyak proses yang saling bergantung?
Makin banyak keterkaitan antarbagian, makin besar manfaat satu basis data ERP.
- 4
Siapa yang akan mengawal penerapan?
ERP dan aplikasi custom sama-sama butuh pemilik proyek internal yang punya waktu dan wewenang.
- 5
Berapa biaya total dalam tiga sampai lima tahun?
Bandingkan semua komponen, bukan hanya harga awal.
- 6
Bagaimana data keluar bila suatu saat berganti sistem?
Pastikan ekspor data dan akses API tersedia di pilihan mana pun.
Gambaran lebih luas tentang jenis sistem informasi di perusahaan ada di artikel sistem informasi manajemen untuk perusahaan, dan pertimbangan umum membeli atau membangun di artikel aplikasi custom vs aplikasi jadi. Penyebab umum proyek sistem yang gagal dibahas di artikel kesalahan proyek aplikasi.
Cara Digipro membantu
Digipro adalah agensi digital berbasis di Malang, aktif sejak 2023, dan melayani perusahaan di seluruh Indonesia secara online. Kami tidak mengimplementasikan ERP; kami membuat aplikasi web custom untuk proses khas dan menghubungkannya dengan software yang sudah Anda pakai. Gambaran jasanya ada di artikel jasa pembuatan aplikasi untuk perusahaan.
- Konsultasi pertama gratis. Kami membantu memetakan proses mana yang cocok di sistem standar dan mana yang layak dibuat custom.
- Bila ERP atau software siap pakai lebih tepat untuk kebutuhan Anda, kami akan mengatakannya.
- Ruang lingkup, timeline, dan biaya ditulis dalam proposal sebelum pekerjaan dimulai.
- Versi pertama aplikasi custom umumnya 2–3 minggu, tergantung fitur.
Langkah berikutnya
Tulis tiga proses yang paling sering menimbulkan kesalahan atau lembur di perusahaan Anda, lalu tandai mana yang umum dan mana yang khas. Daftar itu adalah bahan terbaik untuk konsultasi gratis sebelum memutuskan ERP, aplikasi custom, atau gabungan keduanya. Layanan pembuatan aplikasi kami dijelaskan di halaman jasa pembuatan aplikasi Digipro.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu software ERP?
Software ERP (enterprise resource planning) adalah sistem yang menyatukan proses inti perusahaan, seperti keuangan, penjualan, pembelian, persediaan, produksi, dan SDM, dalam satu basis data dengan alur kerja standar. Data yang dicatat di satu bagian langsung terbaca di bagian lain tanpa disalin ulang.
Apa saja komponen biaya ERP?
Biaya ERP terdiri dari lisensi atau langganan, implementasi oleh konsultan, migrasi data, pelatihan pengguna, kustomisasi, perawatan dan dukungan, serta infrastruktur. Biaya implementasi dan perawatan sering lebih besar daripada harga software-nya, jadi bandingkan biaya total untuk tiga sampai lima tahun.
Apakah UMKM perlu ERP?
Sebagian besar UMKM belum perlu ERP penuh. Langkah yang lebih masuk akal biasanya software akuntansi, aplikasi stok, atau CRM sederhana sesuai masalah terbesar. ERP mulai layak dipertimbangkan bila banyak proses saling bergantung, ada beberapa cabang atau gudang, dan perusahaan siap menyesuaikan proses dengan standar sistem.
Lebih murah ERP atau aplikasi custom?
Tergantung cakupannya. Untuk banyak proses umum sekaligus, ERP biasanya lebih hemat daripada membangun semuanya sendiri. Untuk satu atau dua proses khas, aplikasi custom sering lebih hemat daripada membeli ERP untuk seluruh pengguna lalu mengkustomisasinya. Banyak perusahaan menengah memakai gabungan keduanya.
Bisakah ERP dihubungkan dengan aplikasi custom?
Bisa, selama ERP menyediakan API atau cara ekspor dan impor data yang stabil. Pola yang umum adalah ERP atau software akuntansi sebagai inti untuk keuangan dan persediaan, sementara aplikasi custom menangani proses khas seperti portal mitra atau pekerjaan lapangan lalu mengirim data transaksinya ke ERP.
Bagikan artikel ini
Kirim ke rekan atau tim yang membutuhkannya.