Ringkasan singkat
- Aplikasi HRD mengelola data karyawan dan urusan kepegawaian harian: absensi, cuti, lembur, izin, dan bahan perhitungan gaji, sehingga HR tidak lagi merekap dari kertas dan chat.
- Untuk sebagian besar perusahaan, aplikasi HRD siap pakai sudah cukup, terutama untuk perhitungan gaji, pajak, dan BPJS yang aturannya sering berubah.
- Sistem sendiri layak bila pola kerja khas: karyawan ditempatkan di lokasi klien, shift berubah per proyek, absensi harus terhubung ke laporan pekerjaan, atau aturan lembur dan insentif berbeda per kontrak.
- Absensi online dengan foto wajah atau lokasi menyentuh data pribadi. Data biometrik termasuk data pribadi spesifik menurut UU Pelindungan Data Pribadi, sehingga perlu dasar yang jelas dan perlindungan yang lebih ketat.
- Jalan tengah yang sering paling masuk akal: gaji tetap di aplikasi khusus, sedangkan absensi lapangan dan aturan khas dibuat custom lalu dihubungkan.
Aplikasi HRD adalah software untuk mengelola data karyawan dan urusan kepegawaian sehari-hari, seperti aplikasi absensi karyawan, pengajuan cuti, izin, lembur, dan rekap bahan gaji, sehingga bagian HR tidak perlu merekap dari kertas, mesin absen, dan chat setiap akhir bulan. Bagi kebanyakan perusahaan, aplikasi HRD siap pakai sudah cukup; sistem sendiri baru layak ketika pola kerja perusahaan tidak muat di aplikasi umum.
Artikel ini ditulis oleh Digipro, agensi digital di Malang yang membuat aplikasi web custom untuk perusahaan. Isinya: fungsi aplikasi HRD, fitur absensi online, cuti dan lembur, data karyawan, perlindungan data pribadi, tanda kapan perusahaan butuh sistem sendiri, pilihan membangun, contoh ilustrasi, dan langkah memutuskan. Artikel ini bukan nasihat hukum atau pajak; aturan ketenagakerjaan dan perpajakan sebaiknya dicek ke sumber resmi atau konsultan.
Fungsi aplikasi HRD
| Modul | Isi | Pengguna utama |
|---|---|---|
| Data karyawan | Identitas, jabatan, penempatan, status kontrak, dokumen | HR |
| Absensi | Jam masuk dan pulang, lokasi, shift, keterlambatan | Karyawan, atasan, HR |
| Cuti dan izin | Pengajuan, persetujuan, sisa cuti | Karyawan, atasan |
| Lembur | Pengajuan, persetujuan, rekap jam lembur | Karyawan, atasan, HR |
| Penggajian | Gaji pokok, tunjangan, potongan, slip gaji, pajak, iuran BPJS | HR, keuangan |
| Kinerja dan pelatihan | Target, penilaian, riwayat pelatihan | Atasan, HR |
| Layanan mandiri | Karyawan melihat slip gaji, sisa cuti, dan riwayat absensi sendiri | Karyawan |
Tidak semua perusahaan butuh semua modul. Perusahaan kecil biasanya mulai dari absensi, cuti, dan data karyawan, lalu menambah penggajian ketika rekap manual mulai memakan banyak waktu.
Aplikasi absensi karyawan: cara kerja absensi online
Absensi online menggantikan mesin absen atau buku hadir dengan pencatatan dari HP atau perangkat di lokasi kerja. Ada beberapa cara memastikan karyawan benar-benar hadir, masing-masing dengan kelebihan dan risiko:
| Metode | Cara kerja | Kelebihan | Perhatian |
|---|---|---|---|
| Lokasi GPS | Absen hanya bisa dilakukan dalam radius lokasi kerja | Cocok untuk karyawan lapangan | Lokasi palsu dari aplikasi tertentu; akurasi di dalam gedung |
| Foto selfie | Karyawan mengambil foto saat absen | Bukti visual sederhana | Foto wajah adalah data pribadi; perlu penyimpanan aman |
| Pengenalan wajah | Foto dicocokkan otomatis dengan data wajah | Mencegah titip absen | Data biometrik termasuk data pribadi spesifik; butuh perlindungan ketat |
| Kode QR di lokasi | Karyawan memindai QR yang berganti berkala | Murah dan sederhana | QR bisa difoto dan dibagikan bila tidak berganti |
| Mesin sidik jari atau kartu | Perangkat di kantor | Andal untuk satu lokasi | Tidak cocok untuk karyawan berpindah lokasi |
Pilih metode paling sederhana yang cukup untuk risiko di perusahaan Anda. Pengenalan wajah terdengar canggih, tetapi untuk kantor dengan satu lokasi, mesin absen atau QR yang berganti sering sudah memadai dan menyimpan lebih sedikit data pribadi.
Cuti, izin, dan lembur
Bagian ini sering menjadi sumber perselisihan karena aturannya berbeda per perusahaan dan per jenis karyawan. Aplikasi HRD membantu bila aturannya ditulis jelas lebih dulu:
- Jenis cuti dan izin yang berlaku, jatahnya, dan apakah sisa cuti bisa dibawa ke tahun berikutnya.
- Siapa yang menyetujui: atasan langsung, kepala cabang, atau HR, dan apa yang terjadi bila penyetuju sedang cuti.
- Syarat lembur: harus diajukan sebelum atau boleh sesudah, batas jam, dan cara menghitung upahnya sesuai peraturan ketenagakerjaan yang berlaku dan perjanjian kerja.
- Hari libur nasional, cuti bersama, dan shift yang tetap berjalan di hari libur.
- Dokumen pendukung, misalnya surat dokter untuk izin sakit.
Persetujuan cuti dan lembur adalah contoh approval berjenjang. Prinsip merancang alur persetujuan otomatis dibahas di artikel otomasi alur kerja perusahaan.
Data karyawan dan perlindungan data pribadi
Aplikasi HRD menyimpan data yang sangat sensitif: identitas, alamat, rekening, gaji, kesehatan, dan kadang foto wajah. UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menggolongkan data biometrik, data kesehatan, dan data keuangan pribadi sebagai data pribadi yang bersifat spesifik, sehingga pengelolaannya perlu kehati-hatian lebih. Hal praktis yang perlu dipastikan:
- Kumpulkan data seperlunya. Bila foto absen cukup sebagai bukti, tidak perlu menyimpan data wajah untuk pencocokan otomatis.
- Beri tahu karyawan data apa yang dikumpulkan, untuk apa, dan berapa lama disimpan.
- Batasi akses: atasan melihat absensi timnya, bukan gaji seluruh perusahaan.
- Data lokasi hanya direkam saat absen, bukan sepanjang hari.
- Siapkan backup, catatan akses, dan prosedur bila terjadi kebocoran.
Daftar periksa keamanan yang lebih lengkap ada di artikel keamanan aplikasi internal perusahaan.
Aplikasi HRD siap pakai sudah cukup bila...
- Karyawan bekerja di kantor atau cabang milik sendiri dengan jam kerja tetap atau shift yang teratur.
- Aturan cuti dan lembur mengikuti pola umum.
- Perhitungan gaji, pajak penghasilan, dan iuran BPJS ingin diserahkan ke aplikasi yang memperbarui aturan secara rutin.
- Tidak ada kebutuhan menghubungkan absensi dengan laporan pekerjaan atau tagihan ke pelanggan.
Perhitungan gaji, pajak, dan iuran jaminan sosial adalah bagian yang paling berisiko dibuat sendiri karena aturannya berubah dan kesalahan berdampak langsung ke karyawan dan kepatuhan perusahaan. Bahkan perusahaan yang membuat sistem HRD sendiri sering tetap memakai aplikasi penggajian khusus untuk bagian ini.
Tanda perusahaan butuh sistem HRD sendiri
| Tanda | Contoh situasi | Kenapa aplikasi umum kesulitan |
|---|---|---|
| Karyawan ditempatkan di lokasi klien | Jasa keamanan, kebersihan, perawat, teknisi kontrak | Lokasi absen dan jadwal berubah per penempatan |
| Absensi terhubung ke tagihan pelanggan | Klien dibayar per jam atau per kehadiran petugas | Aplikasi HRD tidak membuat tagihan ke klien |
| Absensi menyatu dengan laporan pekerjaan | Petugas lapangan mengisi checklist atau foto pekerjaan | Absensi dan laporan berada di aplikasi berbeda |
| Aturan insentif atau lembur per kontrak | Tarif lembur atau insentif berbeda per klien | Aturan pengupahan umum tidak mencakup variasi per kontrak |
| Jadwal shift dibuat dari kebutuhan proyek | Jumlah petugas per lokasi berubah mingguan | Penjadwalan shift terlalu kaku |
| Biaya per karyawan sudah besar | Ratusan karyawan dengan langganan per orang | Biaya langganan terus naik mengikuti jumlah karyawan |
Pilihan membangun
| Pilihan | Cocok bila | Keterbatasan |
|---|---|---|
| Spreadsheet dan mesin absen | Karyawan sedikit, satu lokasi | Rekap manual tiap bulan; rawan salah |
| Aplikasi HRD siap pakai | Pola kerja umum, gaji ingin otomatis | Biaya per karyawan; aturan khas dan penempatan di lokasi klien sering tidak muat |
| Siap pakai + modul custom | Gaji cocok di aplikasi siap pakai, tetapi absensi lapangan atau rekap per kontrak khas | Dua sistem yang harus disambung; perlu API atau ekspor-impor rutin |
| Sistem HRD custom | Pola kerja sangat khas dan absensi menjadi bagian dari operasional layanan | Biaya membangun dan merawat; penggajian tetap disarankan memakai aplikasi khusus |
Pertimbangan umum antara membeli dan membangun ada di artikel aplikasi custom vs aplikasi jadi, dan komponen biayanya di artikel biaya pembuatan aplikasi.
Contoh ilustrasi: jasa kebersihan dengan petugas di banyak gedung
Contoh berikut fiktif dan hanya memperagakan cara berpikir; bukan gambaran klien Digipro, dan semua angkanya ilustrasi. Sebuah perusahaan jasa kebersihan menempatkan 150 petugas di 20 gedung milik klien. Absensi memakai foto yang dikirim ke grup WhatsApp per gedung, lalu supervisor merekap ke spreadsheet. Tagihan ke klien dihitung dari jumlah kehadiran petugas, dan sering terjadi selisih yang diperdebatkan.
| Bagian proses (ilustrasi) | Sebelum | Sesudah sistem custom + aplikasi gaji |
|---|---|---|
| Absensi | Foto ke grup WhatsApp per gedung | Absen dari HP dengan lokasi gedung penempatan dan foto |
| Rekap kehadiran per gedung | ± 3 hari kerja supervisor per bulan | Otomatis, bisa dilihat klien di portal |
| Pengganti petugas yang izin | Dicari lewat telepon | Daftar petugas cadangan yang bebas di jadwal |
| Tagihan ke klien | Dihitung manual dari rekap | Dibuat dari data kehadiran yang sama |
| Penggajian | Spreadsheet | Rekap jam kerja dan lembur dikirim ke aplikasi penggajian |
Dalam contoh ini, sistem custom tidak menggantikan aplikasi penggajian. Nilainya ada pada menyatukan absensi, jadwal, dan tagihan ke klien. Klien gedung juga bisa diberi akses melihat kehadiran petugasnya, seperti dibahas di artikel portal klien dan portal mitra.
Langkah memutuskan
- 1
Tulis pola kerja karyawan
Lokasi kerja, jenis shift, cara menentukan jadwal, dan siapa yang menyetujui cuti dan lembur.
- 2
Hitung waktu rekap hari ini
Berapa jam per bulan HR dan supervisor merekap absensi, cuti, dan lembur, dan berapa kali terjadi selisih.
- 3
Uji aplikasi HRD siap pakai
Coba dengan satu cabang atau satu kelompok karyawan selama satu periode gaji.
- 4
Catat yang tidak muat
Bagian yang harus dikerjakan di luar aplikasi menjadi daftar kebutuhan custom.
- 5
Pisahkan penggajian
Putuskan apakah penggajian tetap di aplikasi khusus dan bagaimana data absensi dikirim ke sana.
- 6
Tetapkan aturan data pribadi
Metode absensi, data yang disimpan, lama penyimpanan, dan siapa yang boleh mengakses.
Cara Digipro membantu
Digipro adalah agensi digital berbasis di Malang, aktif sejak 2023, dan melayani perusahaan di seluruh Indonesia secara online. Kami membuat aplikasi web internal sesuai alur kerja, termasuk absensi lapangan, jadwal petugas, dan rekap yang terhubung dengan laporan pekerjaan. Gambaran jasanya ada di artikel jasa pembuatan aplikasi untuk perusahaan.
- Konsultasi pertama gratis. Kami mulai dari pola kerja karyawan dan rekap yang memakan waktu.
- Bila aplikasi HRD siap pakai sudah cukup, kami akan mengatakannya.
- Ruang lingkup, timeline, dan biaya ditulis dalam proposal sebelum pekerjaan dimulai.
- Versi pertama yang bisa dipakai tim umumnya 2–3 minggu, tergantung fitur.
Langkah berikutnya
Catat berapa jam per bulan dipakai untuk merekap absensi, cuti, dan lembur, serta berapa kali angka itu diperdebatkan. Bila angkanya besar dan pola kerja Anda khas, konsultasi gratis bisa membantu menentukan bagian mana yang cukup memakai aplikasi siap pakai dan bagian mana yang perlu sistem sendiri. Layanan pembuatan aplikasi kami dijelaskan di halaman jasa pembuatan aplikasi Digipro.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa beda aplikasi HRD dan aplikasi absensi karyawan?
Aplikasi absensi karyawan hanya mencatat kehadiran: jam masuk, jam pulang, lokasi, dan keterlambatan. Aplikasi HRD lebih luas, mencakup data karyawan, cuti, izin, lembur, penggajian, dan sering juga kinerja. Banyak perusahaan mulai dari absensi lalu menambah modul HRD lain secara bertahap.
Apakah absensi online dengan foto wajah aman secara hukum?
Boleh dilakukan, tetapi foto wajah untuk pencocokan otomatis termasuk data biometrik, yang menurut UU Pelindungan Data Pribadi tergolong data pribadi spesifik. Perusahaan perlu memberi tahu karyawan tujuan dan lama penyimpanannya, membatasi akses, dan menjaga keamanannya. Bila foto biasa atau lokasi sudah cukup sebagai bukti, pilih metode yang menyimpan lebih sedikit data. Untuk kepastian hukum, konsultasikan dengan ahli hukum.
Apakah sebaiknya penggajian dibuat custom?
Umumnya tidak. Perhitungan gaji, pajak penghasilan, dan iuran BPJS mengikuti aturan yang bisa berubah, sehingga lebih aman memakai aplikasi penggajian khusus atau konsultan. Bagian custom sebaiknya fokus pada hal yang khas, seperti absensi di lokasi klien, jadwal shift per proyek, dan rekap per kontrak, lalu hasilnya dikirim ke aplikasi penggajian.
Kapan perusahaan butuh sistem HRD sendiri?
Saat pola kerja tidak muat di aplikasi umum, misalnya karyawan ditempatkan di lokasi klien, jadwal shift berubah per proyek, absensi harus menjadi dasar tagihan ke pelanggan, atau absensi harus menyatu dengan laporan pekerjaan. Bila karyawan bekerja di kantor sendiri dengan jam kerja teratur, aplikasi HRD siap pakai biasanya lebih tepat.
Bagaimana mencegah titip absen di absensi online?
Gabungkan dua bukti sederhana, misalnya lokasi dalam radius tempat kerja dan foto saat absen, atau QR di lokasi yang berganti berkala. Tambahkan pemeriksaan acak oleh supervisor. Pengenalan wajah bisa membantu, tetapi menyimpan data biometrik dengan kewajiban perlindungan yang lebih berat, jadi pakai hanya bila risikonya memang tinggi.
Bagikan artikel ini
Kirim ke rekan atau tim yang membutuhkannya.