Ringkasan singkat
- Aplikasi stok barang mencatat barang masuk, barang keluar, dan sisa stok per lokasi, sehingga pemilik tahu berapa barang yang benar-benar ada tanpa menghitung manual setiap hari.
- Untuk usaha dengan satu gudang dan alur sederhana, aplikasi inventory siap pakai biasanya sudah cukup dan lebih murah daripada membuat sendiri.
- Aplikasi jadi mulai tidak cukup ketika ada beberapa gudang atau cabang dengan transfer stok, barang dengan batch dan kedaluwarsa, stok yang terikat proyek atau pesanan khusus, atau stok yang harus menyatu dengan penjualan dan keuangan.
- Selisih stok jarang disebabkan aplikasinya; biasanya karena barang keluar tanpa dicatat. Aturan pencatatan dan stok opname rutin lebih penting daripada fitur.
- Jalan tengah yang sering paling masuk akal: tetap memakai aplikasi stok yang ada, lalu menambah lapisan custom untuk alur yang tidak muat.
Aplikasi stok barang adalah software yang mencatat barang masuk, barang keluar, dan sisa stok di setiap gudang atau toko, sehingga perusahaan tahu jumlah barang yang benar-benar tersedia, kapan harus memesan ulang, dan ke mana selisih stok terjadi. Banyak usaha cukup dengan aplikasi inventory siap pakai; artikel ini membantu Anda mengenali kapan aplikasi jadi tidak cukup lagi.
Artikel ini ditulis oleh Digipro, agensi digital di Malang yang membuat aplikasi web custom untuk perusahaan. Kami tidak menjual aplikasi stok siap pakai, sehingga bisa menilainya dengan netral. Isinya: fungsi manajemen stok, alur pencatatan barang masuk keluar, fitur yang umum, sumber selisih stok, tanda aplikasi jadi tidak cukup, pilihan custom atau gabungan, contoh ilustrasi, dan langkah memutuskan.
Fungsi aplikasi stok barang dan aplikasi inventory
Istilah aplikasi stok barang dan aplikasi inventory sering dipakai bergantian. Fungsi dasarnya sama: menjawab pertanyaan 'barang apa, berapa jumlahnya, ada di mana, dan berapa nilainya' kapan saja tanpa menghitung ulang.
| Fungsi | Pertanyaan yang dijawab | Contoh pemakaian |
|---|---|---|
| Pencatatan barang masuk | Barang apa yang diterima, dari pemasok siapa, kapan | Penerimaan barang dicocokkan dengan pesanan pembelian |
| Pencatatan barang keluar | Barang apa yang keluar, untuk pesanan atau keperluan apa | Pengiriman ke pelanggan, pemakaian internal, barang rusak |
| Saldo stok per lokasi | Berapa sisa barang di tiap gudang, toko, atau kendaraan | Sales mengecek stok sebelum menjanjikan pengiriman |
| Stok minimum | Barang apa yang perlu dipesan ulang | Peringatan saat stok di bawah batas |
| Stok opname | Apakah catatan sesuai dengan barang fisik | Penghitungan berkala dan pencatatan selisih |
| Nilai persediaan | Berapa uang yang tertanam di stok | Laporan ke pemilik dan bahan pembukuan |
Alur pencatatan barang masuk keluar
- 1
Pesanan pembelian
Bagian pembelian memesan barang ke pemasok. Catatan ini menjadi pembanding saat barang datang.
- 2
Penerimaan barang
Gudang menghitung barang yang datang, mencatat jumlah, kondisi, dan bila perlu nomor batch atau tanggal kedaluwarsa.
- 3
Penyimpanan
Barang ditempatkan di lokasi tertentu, misalnya rak atau gudang cabang.
- 4
Pengeluaran barang
Barang keluar berdasarkan pesanan penjualan, permintaan internal, atau transfer ke lokasi lain, selalu dengan dokumen.
- 5
Transfer antarlokasi
Stok berpindah dari gudang pusat ke cabang; tercatat keluar di satu tempat dan masuk di tempat lain.
- 6
Stok opname
Penghitungan fisik berkala; selisih dicatat dengan alasan, bukan sekadar diubah agar cocok.
Alur ini terdengar sederhana, tetapi setiap langkah butuh orang yang mencatat pada saat kejadian. Di situlah sebagian besar masalah stok berasal. Aplikasi yang baik membantu dengan membuat pencatatan secepat mungkin, misalnya memindai barcode dari HP saat barang diterima atau dikirim, tetapi keputusan bahwa setiap perpindahan barang wajib dicatat tetap ada di tangan pimpinan. Tanpa keputusan itu, aplikasi stok secanggih apa pun hanya akan menampilkan angka yang tidak dipercaya tim.
Fitur manajemen stok yang umum
| Fitur | Dibutuhkan bila | Biasanya ada di aplikasi siap pakai? |
|---|---|---|
| Daftar barang dan satuan | Selalu | Ya |
| Barang masuk dan keluar | Selalu | Ya |
| Multi-gudang | Lebih dari satu lokasi penyimpanan | Sering, kadang di paket lebih mahal |
| Barcode atau QR | Barang banyak dan mirip | Sering |
| Batch dan kedaluwarsa | Makanan, obat, kosmetik, bahan kimia | Sebagian |
| Konversi satuan | Beli per dus, jual per pcs | Sebagian |
| Stok terikat proyek atau pesanan | Barang dipesan khusus atau dipakai per proyek | Jarang |
| Perakitan atau bahan baku | Barang jadi dibuat dari beberapa bahan | Sebagian, sering terbatas |
| Integrasi penjualan dan keuangan | Stok harus berkurang otomatis saat transaksi | Ya bila dalam satu ekosistem; terbatas ke sistem lain |
Penyebab selisih stok yang bukan masalah aplikasi
Banyak perusahaan mengganti aplikasi stok karena angkanya tidak pernah cocok dengan barang fisik, lalu menemukan masalah yang sama di aplikasi baru. Sebelum menyalahkan software, periksa sumber selisih berikut:
- Barang keluar tanpa dokumen: diambil untuk contoh, dipakai internal, atau dikirim mendesak tanpa dicatat.
- Penerimaan barang tidak dihitung, langsung disalin dari surat jalan pemasok.
- Satuan tercampur: dicatat dus di satu tempat dan pcs di tempat lain.
- Barang rusak atau retur dibiarkan tercatat sebagai stok baik.
- Pencatatan menunggu akhir hari atau akhir minggu, sehingga stok di aplikasi selalu terlambat.
- Stok opname dilakukan dengan menimpa angka tanpa mencatat selisih dan alasannya.
Tanda aplikasi stok barang jadi tidak cukup lagi
| Tanda | Contoh situasi | Kenapa aplikasi jadi kesulitan |
|---|---|---|
| Banyak lokasi dengan transfer rutin | Gudang pusat, beberapa cabang, dan kendaraan sales | Transfer, stok dalam perjalanan, dan persetujuan antarlokasi sering terbatas |
| Stok terikat proyek atau pesanan | Material dipesan untuk proyek tertentu dan tidak boleh dipakai proyek lain | Aplikasi umum menganggap semua stok bebas dipakai |
| Aturan harga dan alokasi khas | Stok dialokasikan untuk pelanggan besar atau mitra tertentu | Alokasi dan pemesanan di muka tidak didukung |
| Batch, kedaluwarsa, dan penarikan barang | Harus tahu batch mana dikirim ke siapa | Pelacakan batch ke pelanggan sering terbatas |
| Stok harus menyatu dengan sistem lain | Penjualan di aplikasi pesanan, pembukuan di software akuntansi | Integrasi terbatas sehingga data diketik ulang |
| Spreadsheet pendamping makin banyak | Tim membuat rekap sendiri di luar aplikasi | Tanda alur nyata tidak muat di aplikasi |
Satu tanda saja belum tentu alasan untuk membuat aplikasi sendiri. Dua atau lebih tanda yang terjadi setiap minggu, terutama munculnya spreadsheet pendamping, adalah sinyal kuat bahwa aplikasi jadi sudah tidak mengikuti cara kerja perusahaan.
Pilihan: tetap siap pakai, gabungan, custom, atau ERP
| Pilihan | Cocok bila | Pertimbangan |
|---|---|---|
| Aplikasi stok siap pakai | Satu atau dua lokasi, alur standar | Paling cepat dan murah; ikuti cara kerja aplikasi |
| Siap pakai + lapisan custom | Aplikasi inti cocok, tetapi ada satu atau dua alur khas | Lapisan custom membaca dan menulis lewat API; perlu memastikan API tersedia |
| Aplikasi stok custom | Alur khas di banyak titik, atau stok menyatu dengan proses lain yang juga custom | Biaya membangun dan merawat; butuh aturan pencatatan yang sudah jelas |
| ERP | Banyak proses saling terkait: pembelian, produksi, stok, penjualan, keuangan | Implementasi besar; perusahaan harus menyesuaikan proses dengan standar ERP |
Pertimbangan umum antara membeli dan membangun ada di artikel aplikasi custom vs aplikasi jadi. Bila stok hanyalah salah satu dari banyak proses yang ingin disatukan, baca juga ERP vs aplikasi custom. Untuk distributor yang juga butuh katalog dan harga per mitra, bahasannya ada di artikel katalog digital untuk perusahaan.
Contoh ilustrasi: distributor bahan kue tiga gudang
Contoh berikut fiktif dan hanya memperagakan cara berpikir; bukan gambaran klien Digipro, dan semua angkanya ilustrasi. Sebuah distributor bahan kue punya gudang pusat dan dua gudang cabang. Barangnya punya tanggal kedaluwarsa, dibeli per dus tetapi dijual per pak, dan sebagian stok dialokasikan untuk pelanggan hotel yang memesan rutin. Aplikasi stok siap pakai yang dipakai sudah mencatat barang masuk keluar, tetapi tim membuat tiga spreadsheet pendamping.
| Spreadsheet pendamping (ilustrasi) | Isi | Waktu per minggu |
|---|---|---|
| Rekap kedaluwarsa | Barang yang kedaluwarsa dalam 60 hari per gudang | ± 4 jam |
| Alokasi pelanggan hotel | Stok yang tidak boleh dijual ke pelanggan lain | ± 3 jam |
| Transfer antargudang | Barang dalam perjalanan dan konfirmasi terima | ± 3 jam |
Distributor ini tidak perlu membuang aplikasi stoknya. Yang dibutuhkan adalah lapisan custom kecil: tampilan kedaluwarsa per gudang, alokasi stok per pelanggan, dan alur transfer dengan konfirmasi terima, yang membaca data dari aplikasi stok lewat API. Bila aplikasi stoknya tidak menyediakan API, atau bila alur khasnya terus bertambah, barulah pindah ke aplikasi stok custom menjadi pilihan yang masuk akal. Komponen biaya kedua jalur dibahas di artikel biaya pembuatan aplikasi.
Langkah memutuskan
- 1
Petakan alur stok hari ini
Dari pembelian sampai barang keluar, termasuk transfer, retur, barang rusak, dan opname. Tandai langkah yang dikerjakan di luar aplikasi.
- 2
Jalankan aturan pencatatan
Satu sampai dua bulan dengan aturan tanpa dokumen tidak ada barang keluar. Ukur selisih opname sebelum dan sesudahnya.
- 3
Hitung spreadsheet pendamping
Daftar semua rekap di luar aplikasi beserta jam kerjanya per minggu.
- 4
Cek kemampuan aplikasi yang ada
Apakah alur yang tidak muat bisa diatasi dengan pengaturan, paket lebih tinggi, atau API?
- 5
Pilih jalur dan mulai dari satu alur
Bila custom, mulai dari alur dengan beban terbesar, misalnya transfer antargudang, lalu kembangkan bertahap.
Cara Digipro membantu
Digipro adalah agensi digital berbasis di Malang, aktif sejak 2023, dan melayani perusahaan di seluruh Indonesia secara online. Kami membuat aplikasi web internal sesuai alur kerja, termasuk lapisan custom di atas aplikasi yang sudah dipakai. Gambaran jasanya ada di artikel jasa pembuatan aplikasi untuk perusahaan.
- Konsultasi pertama gratis. Kami mulai dari alur stok dan spreadsheet pendamping Anda.
- Bila aplikasi stok yang ada sudah cukup dan masalahnya di proses, kami akan mengatakannya.
- Ruang lingkup, timeline, dan biaya ditulis dalam proposal sebelum pekerjaan dimulai.
- Versi pertama yang bisa dipakai tim umumnya 2–3 minggu, tergantung fitur.
Langkah berikutnya
Hitung berapa spreadsheet pendamping yang dipakai tim gudang dan penjualan, dan berapa jam per minggu untuk merawatnya. Bila angkanya terus bertambah, konsultasi gratis bisa membantu menentukan apakah cukup lapisan custom atau perlu aplikasi stok sendiri. Layanan pembuatan aplikasi kami dijelaskan di halaman jasa pembuatan aplikasi Digipro.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa beda aplikasi stok barang dan aplikasi inventory?
Dalam pemakaian sehari-hari keduanya sama: software untuk mencatat barang masuk, barang keluar, dan sisa stok. Istilah inventory kadang dipakai untuk cakupan yang lebih luas, seperti nilai persediaan, bahan baku, dan barang dalam proses, tetapi fungsi dasarnya tetap manajemen stok.
Apakah aplikasi stok barang gratis sudah cukup?
Untuk usaha dengan satu lokasi, jumlah barang terbatas, dan alur sederhana, aplikasi gratis atau berbayar murah sering sudah cukup. Batasannya biasanya muncul saat ada beberapa gudang, batch dan kedaluwarsa, pengguna yang banyak, atau kebutuhan integrasi dengan penjualan dan pembukuan.
Kenapa stok di aplikasi tidak pernah cocok dengan barang fisik?
Penyebab paling umum adalah barang keluar tanpa dicatat, penerimaan barang yang tidak dihitung, satuan yang tercampur, barang rusak yang tidak dipisahkan, dan pencatatan yang ditunda. Tetapkan aturan bahwa setiap barang keluar harus punya dokumen, lakukan stok opname rutin, dan catat setiap selisih beserta alasannya.
Kapan perusahaan perlu aplikasi stok barang custom?
Saat alur khas muncul di banyak titik, misalnya beberapa gudang dengan transfer rutin, stok yang dialokasikan per proyek atau pelanggan, pelacakan batch sampai ke pelanggan, atau stok yang harus menyatu dengan aplikasi lain. Tanda paling mudah dilihat adalah bertambahnya spreadsheet pendamping di luar aplikasi.
Lebih baik ERP atau aplikasi stok custom?
ERP cocok bila Anda ingin menyatukan banyak proses sekaligus, seperti pembelian, produksi, stok, penjualan, dan keuangan, dan siap menyesuaikan proses dengan standar sistem. Aplikasi stok custom atau lapisan custom lebih cocok bila sebagian besar proses sudah berjalan baik dan hanya alur stok tertentu yang tidak muat.
Bagikan artikel ini
Kirim ke rekan atau tim yang membutuhkannya.