Ringkasan singkat
- Untuk pembukuan, pajak, dan laporan keuangan resmi, hampir semua perusahaan lebih tepat memakai aplikasi akuntansi siap pakai seperti Accurate atau Jurnal daripada membuat sendiri.
- Aplikasi keuangan custom masuk akal untuk keuangan operasional: permintaan dana dan persetujuannya, biaya per proyek atau cabang, setoran cabang, dan data dari sistem internal lain yang selama ini diketik ulang.
- Pilihan yang paling sering tepat adalah hybrid: software akuntansi tetap menjadi buku besar, aplikasi custom menangani alur operasional dan mengirim data yang sudah rapi ke sana.
- Sebelum membangun, uji dulu fitur bawaan software akuntansi Anda, misalnya approval transaksi, dengan data nyata. Banyak kebutuhan ternyata sudah tersedia.
- Libatkan akuntan perusahaan sejak awal. Aplikasi custom sebaiknya tidak mengubah cara pencatatan akuntansi, melainkan menyiapkan data yang masuk ke sana.
Aplikasi keuangan perusahaan sebaiknya dibuat sendiri (custom) hanya untuk alur keuangan operasional yang tidak muat di software akuntansi, seperti permintaan dana berjenjang, biaya per proyek, atau setoran antarcabang. Untuk pembukuan, pajak, dan laporan keuangan resmi, aplikasi akuntansi siap pakai seperti Accurate atau Jurnal hampir selalu lebih tepat, dan aplikasi custom paling berguna sebagai lapisan yang terhubung ke sana, bukan penggantinya.
Artikel ini ditulis oleh Digipro, agensi digital di Malang yang membuat aplikasi web custom untuk perusahaan, termasuk aplikasi keuangan. Karena kami punya kepentingan di salah satu sisi, artikel ini kami susun sebagai alat memutuskan, termasuk kondisi saat Anda tidak perlu membangun apa pun. Isinya: dua lapisan dalam urusan keuangan perusahaan, kapan software akuntansi sudah cukup, tanda alur keuangan Anda tidak muat di dalamnya, tabel keputusan siap pakai vs custom vs hybrid, contoh ilustrasi, dan langkah memulai.
Aplikasi keuangan perusahaan: dua lapisan yang sering tercampur
Saat pemilik perusahaan berkata 'kami butuh aplikasi keuangan', yang dimaksud bisa dua hal yang sangat berbeda. Memisahkan keduanya adalah langkah pertama, karena jawabannya berbeda untuk masing-masing lapisan.
| Lapisan | Isinya | Pengguna utama | Biasanya paling cocok di |
|---|---|---|---|
| Pembukuan dan akuntansi | Jurnal, buku besar, utang-piutang, aset, rekonsiliasi bank, laporan laba rugi dan neraca, data untuk pajak | Staf akuntansi, akuntan, konsultan pajak | Software akuntansi siap pakai |
| Keuangan operasional | Permintaan dana dan persetujuannya, kas kecil lapangan, biaya per proyek atau cabang, setoran harian cabang, penagihan dan pengingat, data transaksi dari sistem operasional | Manajer, kepala cabang, staf lapangan, pemilik | Fitur bawaan software akuntansi bila cukup; aplikasi custom bila alurnya khas |
Lapisan pertama punya aturan yang sama untuk banyak perusahaan: prinsip pencatatan akuntansi dan ketentuan pajak. Itulah wilayah yang sudah dikerjakan matang oleh penyedia software akuntansi, dan membangunnya ulang hampir tidak pernah sepadan. Lapisan kedua berbeda di tiap perusahaan. Kontraktor mengelola biaya per proyek, jaringan klinik mengelola setoran per cabang, distributor mengelola uang jalan sopir. Di lapisan inilah pencatatan keuangan sering berceceran di chat, foto nota, dan spreadsheet sebelum akhirnya diketik ulang ke software akuntansi.
Kapan software akuntansi siap pakai sudah cukup
Aplikasi akuntansi siap pakai sudah cukup, dan lebih bijak, bila sebagian besar kondisi berikut berlaku untuk perusahaan Anda.
- Kebutuhan utama Anda adalah pembukuan rapi, laporan keuangan, dan data yang siap dipakai akuntan atau konsultan pajak.
- Transaksi dicatat oleh staf keuangan di kantor, bukan oleh banyak orang di lapangan atau di cabang.
- Persetujuan transaksi yang Anda butuhkan bisa diatur dengan fitur bawaan. Sebagai contoh, Accurate Online dan Mekari Jurnal sama-sama menyediakan fitur persetujuan (approval) transaksi menurut dokumentasi resmi masing-masing.
- Data penjualan, pembelian, dan bank bisa masuk lewat integrasi yang sudah disediakan penyedia, atau volumenya cukup kecil untuk diinput manual.
- Laporan bawaan sudah menjawab pertanyaan rutin pemilik, dan kekurangannya cukup ditutup dengan ekspor ke spreadsheet sesekali.
- Anda belum punya alur operasional yang stabil dan disepakati. Mengotomasi alur yang masih berubah setiap bulan hanya memindahkan kebingungan ke dalam kode.
Keuntungan terbesar software akuntansi siap pakai bukan sekadar harganya. Penyedia menanggung pembaruan saat aturan berubah, akuntan dan konsultan pajak umumnya sudah terbiasa dengan produk populer, dan perusahaan Anda tidak perlu memelihara logika akuntansi sendiri. Biaya langganannya mengikuti paket resmi masing-masing penyedia, jadi cek halaman harga mereka untuk jumlah pengguna dan fitur yang Anda butuhkan. Bila daftar di atas sebagian besar benar, mulailah dari sana. Perbandingan umum aplikasi jadi dan aplikasi custom untuk semua jenis kebutuhan, termasuk cara menghitung titik impasnya, ada di artikel aplikasi custom vs aplikasi jadi.
Tanda alur keuangan Anda tidak muat di software akuntansi
Masalahnya jarang ada di software akuntansinya. Yang terjadi, banyak pekerjaan keuangan berlangsung sebelum sebuah transaksi siap dicatat, dan pekerjaan itu tidak punya tempat yang jelas. Enam tanda berikut bisa Anda periksa sendiri dalam satu atau dua minggu.
- 1
Permintaan dana berjalan lewat chat
Staf lapangan meminta uang lewat WhatsApp, atasan menyetujui dengan membalas 'oke', lalu admin mencari ulang percakapan itu saat membuat transaksi. Bila penyetujunya bukan pengguna software akuntansi, atau aturannya bergantung pada proyek dan sisa anggaran, fitur approval bawaan sering tidak menjangkau tahap ini.
- 2
Biaya per proyek atau per cabang dirangkai di spreadsheet
Software akuntansi mencatat transaksinya, tetapi pemilik ingin melihat realisasi biaya dibanding anggaran tiap proyek dengan kategori yang khas perusahaan. Bila seseorang menghabiskan beberapa hari tiap bulan untuk merangkainya, itu tanda alur ini butuh tempat sendiri.
- 3
Data dari sistem operasional diketik ulang
Pesanan, kunjungan pasien, atau pekerjaan servis sudah tercatat di sistem lain, lalu diketik lagi sebagai transaksi keuangan. Setiap pengetikan ulang adalah peluang selisih.
- 4
Setoran dan kas cabang dicocokkan secara manual
Kepala cabang mengirim foto rekap harian, kantor pusat mencocokkannya dengan mutasi rekening. Bila selisih baru ketahuan akhir bulan, alurnya terlalu lambat untuk dikendalikan.
- 5
Tagihan dan pengingat bergantung pada ingatan
Piutang tercatat rapi di software akuntansi, tetapi pengingat ke pelanggan dikirim manual dan sering terlambat. Bagian ini biasanya paling cepat terasa hasilnya bila diotomasi; contohnya ada di artikel penagihan otomatis lewat WhatsApp.
- 6
Pemilik membuka beberapa aplikasi untuk satu jawaban
Untuk tahu posisi kas, tagihan jatuh tempo, dan biaya proyek hari ini, pemilik harus bertanya ke tiga orang atau membuka tiga sistem. Ringkasan yang dikirim otomatis bisa menutup celah ini tanpa mengganti sistem apa pun.
Siap pakai, aplikasi keuangan custom, atau hybrid: tabel keputusan
Tabel berikut memetakan kebutuhan keuangan yang paling sering kami dengar ke pilihan yang biasanya masuk akal. Ini aturan praktis, bukan standar baku. Kondisi tiap perusahaan bisa menggeser jawabannya, terutama soal fitur yang tersedia di paket software akuntansi yang Anda pakai.
| Kebutuhan | Software akuntansi siap pakai | Aplikasi custom | Hybrid (keduanya terhubung) |
|---|---|---|---|
| Jurnal, buku besar, laporan laba rugi dan neraca | Pilihan utama | Tidak disarankan | Tetap di software akuntansi |
| Data untuk pelaporan pajak | Pilihan utama, bersama akuntan atau konsultan pajak | Tidak disarankan | Tetap di software akuntansi |
| Approval transaksi oleh staf yang memakai software akuntansi | Cukup, bila fitur bawaannya sesuai | Jarang perlu | Jarang perlu |
| Permintaan dana dari lapangan dengan aturan per proyek atau sisa anggaran | Sering kurang pas bila penyetuju dan pemohon bukan pengguna software | Cocok | Cocok: permintaan dan persetujuan di aplikasi custom, transaksi akhir dikirim ke software akuntansi |
| Biaya dan anggaran per proyek atau cabang dengan kategori khas | Cukup bila fitur proyek atau departemennya memadai | Cocok bila kategorinya sangat khas | Sering paling tepat |
| Setoran harian dan kas cabang | Bisa, bila cabang ikut mencatat langsung | Cocok untuk input cabang yang sederhana | Cocok: cabang input di aplikasi ringan, pusat menerima data rapi |
| Transaksi dari sistem operasional (klinik, pesanan, servis) | Bila tersedia integrasi bawaan | Bila sistem operasionalnya juga custom | Cocok: data dikirim lewat API |
| Pengingat tagihan dan ringkasan ke WhatsApp | Terbatas pada fitur bawaan | Cocok | Cocok: piutang dibaca dari software akuntansi, pengingat dikirim otomatis |
Pola yang terlihat dari tabel itu konsisten: semakin dekat kebutuhannya ke pembukuan dan pajak, semakin kuat alasan memakai software akuntansi. Semakin dekat ke cara kerja tim sehari-hari, semakin besar kemungkinan aplikasi custom atau hybrid lebih pas.
Pola hybrid: aplikasi custom yang terhubung ke software akuntansi
Dalam pola hybrid, software akuntansi tetap menjadi sumber kebenaran untuk angka keuangan resmi. Aplikasi custom bekerja di depannya: tempat staf mengajukan, atasan menyetujui, cabang menyetor, dan sistem lain mengirim data. Setelah data rapi dan disetujui, aplikasi custom mengirimnya ke software akuntansi sebagai transaksi, sehingga staf akuntansi tidak mengetik ulang.
Apakah Accurate dan Jurnal bisa dihubungkan?
Keduanya menyediakan jalur integrasi resmi. Accurate Online memiliki API publik: aplikasi didaftarkan di area developer Accurate, lalu terhubung lewat otorisasi OAuth 2.0, dengan alternatif API Token untuk kebutuhan internal organisasi pengguna. Mekari Jurnal menyatakan mendukung integrasi API terbuka, dan dokumentasi Jurnal API tersedia di portal developer Mekari. Yang perlu dicek per kasus adalah data apa yang bisa dibaca dan ditulis, batasan paket yang Anda pakai, dan siapa di perusahaan yang memegang akses integrasinya. Semua ini sebaiknya dipastikan sebelum proposal, bukan saat pengerjaan.
Apa yang biasanya dikerjakan lapisan custom
- Formulir permintaan dana dan kas kecil yang bisa diisi dari ponsel lewat browser, lengkap dengan foto nota dan proyek atau cabang terkait.
- Aturan persetujuan berjenjang yang khas, misalnya bergantung pada nilai, proyek, atau sisa anggaran, dengan jejak siapa menyetujui apa dan kapan.
- Pencatatan setoran cabang yang sederhana, lalu pencocokan dengan data yang sudah dicatat di software akuntansi.
- Pengiriman transaksi yang sudah disetujui ke software akuntansi lewat API, sehingga staf akuntansi meninjau, bukan mengetik.
- Notifikasi dan pengingat ke WhatsApp, misalnya permintaan yang menunggu persetujuan atau tagihan yang mendekati jatuh tempo. Cara kerjanya dibahas di artikel integrasi WhatsApp dengan aplikasi internal.
- Ringkasan rutin untuk pemilik, seperti posisi permintaan dana dan realisasi biaya per proyek, yang dikirim otomatis. Contoh alurnya ada di artikel laporan otomatis lewat WhatsApp, dan jenis laporan manajemen yang layak diotomasi dibahas di artikel laporan keuangan otomatis.
Pola ini juga mengurangi risiko. Bila aplikasi custom bermasalah, buku besar Anda tetap aman di software akuntansi. Bila suatu hari Anda berganti software akuntansi, yang perlu diubah hanya bagian penghubungnya, bukan seluruh alur kerja tim.
Contoh ilustrasi: kontraktor interior dengan lima proyek berjalan
Contoh berikut fiktif dan hanya memperagakan cara berpikir. Bukan gambaran klien Digipro, dan angka jam kerjanya adalah ilustrasi, bukan hasil nyata. Sebuah kontraktor interior menjalankan lima proyek sekaligus. Pembukuannya sudah berjalan baik di software akuntansi siap pakai dan akuntannya puas. Masalahnya ada di depan: pengawas lapangan meminta uang belanja material lewat WhatsApp, pemilik menyetujui di chat, admin mengumpulkan foto nota, lalu tiap akhir bulan admin merangkai biaya per proyek di spreadsheet karena kategori biaya yang dipakai pemilik berbeda dari akun di software akuntansi.
| Pekerjaan per bulan (ilustrasi, jam) | Sebelum | Sesudah pola hybrid |
|---|---|---|
| Mencari ulang persetujuan dan foto nota di chat | 10 | 1 |
| Mengetik permintaan yang disetujui ke software akuntansi | 8 | 2 (meninjau data yang terkirim) |
| Merangkai biaya per proyek dibanding anggaran | 12 | 1 |
| Menjawab pertanyaan pemilik soal sisa anggaran proyek | 4 | 0 (ringkasan terkirim otomatis) |
| Total | 34 | 4 |
Keputusan yang masuk akal dalam ilustrasi ini adalah hybrid. Software akuntansi dipertahankan karena bagian itu sudah berjalan. Yang dibangun hanya aplikasi permintaan dana dengan persetujuan per proyek, pengiriman transaksi ke software akuntansi, dan ringkasan anggaran ke WhatsApp pemilik. Bila pembukuannya justru yang bermasalah, misalnya transaksi belum dicatat rapi sama sekali, langkah pertamanya bukan aplikasi custom, melainkan merapikan pemakaian software akuntansi bersama akuntan. Untuk menilai apakah selisih jam kerja seperti ini sepadan dengan biaya membangun, pakai cara menghitung di artikel biaya pembuatan aplikasi dengan angka perusahaan Anda sendiri.
Langkah memutuskan sebelum membuat aplikasi keuangan custom
Urutan berikut membantu Anda sampai ke keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan, baik hasilnya membangun, tetap memakai software akuntansi, atau memilih hybrid.
- 1
Petakan perjalanan uang dari awal sampai tercatat
Tulis langkahnya dari permintaan, persetujuan, pembayaran, bukti, sampai menjadi transaksi di software akuntansi. Catat siapa yang mengerjakan tiap langkah dan di alat apa.
- 2
Tandai langkah yang sudah ditangani software akuntansi
Sering kali sebagian besar langkah sudah punya tempat. Yang tersisa biasanya ada di awal (permintaan dan persetujuan) dan di akhir (ringkasan dan pengingat).
- 3
Uji fitur bawaan dengan data nyata
Sebelum menyimpulkan 'tidak bisa', coba fitur approval, proyek atau departemen, dan integrasi yang tersedia di paket Anda, atau tanyakan langsung ke penyedia. Kebutuhan yang terpenuhi fitur bawaan tidak perlu dibangun.
- 4
Hitung kerja manual yang tersisa
Ukur jam per bulan yang dipakai untuk mencari ulang, mengetik ulang, dan merangkai data. Angka ini dasar untuk menilai apakah membangun sepadan.
- 5
Libatkan akuntan perusahaan
Pastikan data yang akan dikirim aplikasi custom sesuai cara pencatatan yang dipakai akuntan, misalnya akun mana yang dipakai untuk tiap kategori biaya. Keputusan akuntansi dan pajak tetap di tangan akuntan, bukan di pembuat aplikasi.
- 6
Pastikan jalur integrasi dan hak aksesnya
Cek apakah paket software akuntansi Anda membuka akses API untuk data yang dibutuhkan, dan siapa yang memegang kredensialnya.
- 7
Mulai dari satu alur yang paling mahal
Misalnya permintaan dana proyek. Pakai, ukur hasilnya, lalu putuskan alur berikutnya. Cara menuliskan kebutuhan agar vendor bisa memberi penawaran yang akurat ada di artikel cara menyusun kebutuhan aplikasi.
Kontrol dan keamanan data keuangan di aplikasi custom
Data keuangan menuntut kontrol yang lebih ketat daripada kebanyakan data operasional. Bila Anda membangun lapisan custom, pastikan hal-hal berikut ada dalam ruang lingkup sejak awal, bukan ditambahkan belakangan.
- Hak akses per peran: pemohon hanya melihat permintaannya, kepala cabang hanya melihat cabangnya, dan hanya peran tertentu yang bisa menyetujui atau mengirim data ke software akuntansi.
- Pemisahan tugas: orang yang mengajukan tidak bisa menyetujui permintaannya sendiri.
- Jejak audit: setiap pengajuan, perubahan, dan persetujuan tercatat beserta waktu dan pelakunya, dan tidak bisa dihapus diam-diam.
- Kredensial integrasi disimpan aman di server, tidak di perangkat staf, dan bisa dicabut bila diperlukan.
- Backup rutin dan rencana pemulihan, serta pembaruan keamanan berkala. Bentuk perawatan seperti ini kami uraikan di artikel maintenance aplikasi.
Pola hybrid membantu di sini: karena angka resmi tetap di software akuntansi, aplikasi custom tidak perlu memegang seluruh riwayat keuangan perusahaan. Ia cukup menyimpan data yang dibutuhkan untuk alur operasionalnya.
Cara Digipro membantu
Digipro adalah agensi digital berbasis di Malang, aktif sejak 2023, dan melayani perusahaan di seluruh Indonesia secara online. Salah satu jenis aplikasi web internal yang kami kerjakan adalah aplikasi keuangan dan laporan, termasuk otomasi alur kerja berupa notifikasi dan laporan ke WhatsApp. Gambaran lengkap tentang apa yang Anda dapat dari jasa pembuatan aplikasi, dan bagaimana membandingkannya dengan pilihan lain, ada di artikel jasa pembuatan aplikasi untuk perusahaan.
- Konsultasi pertama gratis dan tanpa kewajiban. Kami lebih dulu bertanya software akuntansi apa yang sudah Anda pakai dan di langkah mana alurnya tersendat.
- Bila fitur bawaan software akuntansi Anda sudah cukup, kami akan mengatakannya.
- Bila custom atau hybrid lebih tepat, ruang lingkup, timeline, dan biaya ditulis dalam proposal sebelum pekerjaan dimulai.
- Aplikasi dibangun bertahap dengan demo rutin; versi pertama yang bisa dipakai tim umumnya 2–3 minggu, tergantung fitur.
- Aplikasi kami berbasis web dan dibuka lewat browser, termasuk dari ponsel staf lapangan.
Langkah berikutnya
Mulailah dengan memetakan perjalanan uang di perusahaan Anda dan menandai langkah yang belum punya tempat. Bila hasilnya menunjukkan celah nyata di keuangan operasional, konsultasi gratis adalah cara paling ringan untuk menentukan apakah cukup memaksimalkan software akuntansi, membangun lapisan custom, atau menggabungkan keduanya. Layanan pembuatan aplikasi kami dijelaskan di halaman jasa pembuatan aplikasi Digipro.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah perusahaan perlu membuat aplikasi akuntansi sendiri?
Umumnya tidak. Untuk jurnal, buku besar, laporan keuangan, dan data pajak, software akuntansi siap pakai sudah matang, diperbarui penyedia saat aturan berubah, dan dikenal oleh akuntan. Aplikasi custom lebih tepat untuk alur keuangan operasional yang khas, seperti permintaan dana per proyek atau setoran cabang, dan sebaiknya terhubung ke software akuntansi, bukan menggantikannya.
Bisakah aplikasi custom dihubungkan ke Accurate atau Jurnal?
Bisa, karena keduanya menyediakan jalur integrasi resmi. Accurate Online memiliki API publik dengan otorisasi OAuth 2.0 atau API Token, dan Mekari Jurnal menyediakan Jurnal API melalui portal developer Mekari. Data apa yang bisa dibaca dan ditulis, serta batasan paket yang Anda pakai, perlu dicek per kasus sebelum proposal disusun.
Berapa biaya membuat aplikasi keuangan custom?
Biayanya bergantung pada jumlah alur yang dibangun, aturan persetujuan, jumlah peran pengguna, dan integrasi yang dibutuhkan, misalnya ke software akuntansi dan WhatsApp. Pola hybrid yang memulai dari satu alur biasanya jauh lebih ringan daripada mencoba membangun sistem keuangan lengkap. Di Digipro, versi pertama yang bisa dipakai tim umumnya 2–3 minggu tergantung fitur, dan biayanya ditulis dalam proposal setelah kebutuhan dipetakan.
Apakah kami harus berhenti memakai software akuntansi bila membuat aplikasi custom?
Tidak, dan biasanya justru sebaiknya tidak. Dalam pola hybrid, software akuntansi tetap menjadi buku besar dan sumber laporan keuangan resmi, sedangkan aplikasi custom menangani alur operasional dan mengirim transaksi yang sudah disetujui ke sana. Dengan begitu akuntan tetap bekerja di sistem yang dikenalnya.
Bagaimana menjaga keamanan data keuangan di aplikasi custom?
Pastikan sejak awal ada hak akses per peran, pemisahan tugas antara pemohon dan penyetuju, jejak audit untuk setiap pengajuan dan persetujuan, penyimpanan kredensial integrasi yang aman di server, serta backup dan pembaruan keamanan rutin. Karena angka resmi tetap di software akuntansi, aplikasi custom cukup menyimpan data yang dibutuhkan untuk alur operasionalnya.
Bagikan artikel ini
Kirim ke rekan atau tim yang membutuhkannya.