Ringkasan singkat
- Aplikasi invoice membuat, mengirim, dan melacak tagihan dari satu tempat, sehingga perusahaan tahu tagihan mana yang sudah dibayar, belum dibayar, dan terlambat tanpa membuka puluhan file.
- Pembuatan faktur manual di Word atau Excel rawan nomor ganda, salah harga, dan tagihan yang lupa dikirim. Masalahnya bertambah setiap kali jumlah pelanggan naik.
- Invoice otomatis paling berguna bila dibuat dari data yang sudah ada, misalnya pesanan, kontrak berlangganan, atau laporan pekerjaan, bukan diketik ulang.
- Rekap tagihan dan umur piutang adalah alasan utama memakai aplikasi: pemilik melihat berapa uang yang tertahan di pelanggan dan sudah berapa lama.
- Aplikasi invoice siap pakai cukup untuk tagihan standar. Custom layak bila tagihan dihitung dari data operasional yang khas, misalnya termin proyek, pemakaian, atau kehadiran petugas.
Aplikasi invoice adalah software untuk membuat, mengirim, dan melacak tagihan ke pelanggan, lengkap dengan status pembayaran dan rekap piutang, sehingga perusahaan tidak lagi bergantung pada file faktur yang tersebar di laptop admin. Dengan aplikasi invoice, tagihan bisa dibuat otomatis dari data pesanan atau kontrak, dikirim lewat email atau WhatsApp, dan diingatkan sebelum serta sesudah jatuh tempo.
Artikel ini ditulis oleh Digipro, agensi digital di Malang yang membuat aplikasi web custom untuk perusahaan. Isinya: isi invoice yang benar, masalah pembuatan faktur manual, fitur aplikasi invoice, invoice otomatis dari data yang sudah ada, rekap tagihan dan umur piutang, pengingat otomatis, pilihan siap pakai atau custom, contoh ilustrasi, dan langkah memulai. Pengingat lewat WhatsApp dibahas lebih rinci di artikel penagihan otomatis via WhatsApp.
Isi invoice yang benar
Invoice adalah dokumen permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang sudah atau akan diberikan. Sebelum memilih aplikasi, pastikan template invoice Anda memuat informasi berikut:
| Bagian | Isi | Kenapa penting |
|---|---|---|
| Identitas penjual | Nama usaha, alamat, kontak, dan bila ada NPWP | Pelanggan tahu siapa yang menagih |
| Identitas pembeli | Nama perusahaan atau orang, alamat, kontak penanggung jawab | Tagihan sampai ke orang yang memproses pembayaran |
| Nomor invoice | Nomor unik dan berurutan | Mencegah tagihan ganda dan memudahkan pelacakan |
| Tanggal dan jatuh tempo | Tanggal terbit dan batas bayar | Dasar pengingat dan perhitungan umur piutang |
| Rincian barang atau jasa | Uraian, jumlah, harga satuan, subtotal | Mengurangi pertanyaan dan sengketa |
| Potongan, pajak, dan total | Diskon, pajak bila dikenakan, total akhir | Total yang jelas mempercepat pembayaran |
| Cara bayar | Rekening tujuan atau tautan pembayaran | Pelanggan tidak perlu bertanya |
| Referensi | Nomor pesanan, kontrak, atau PO pelanggan | Banyak perusahaan menolak invoice tanpa nomor PO mereka |
Bagi pengusaha kena pajak, faktur pajak dibuat melalui sistem resmi Direktorat Jenderal Pajak. Aplikasi invoice internal membantu menagih dan melacak pembayaran, tetapi tidak menggantikan kewajiban faktur pajak. Tanyakan alur pajaknya ke konsultan atau petugas pajak Anda.
Masalah pembuatan faktur manual
- Nomor invoice ganda atau terlewat karena dua admin membuat faktur dari file yang berbeda.
- Harga atau jumlah salah karena disalin dari pesanan, lalu pelanggan meminta revisi dan pembayaran tertunda.
- Tagihan lupa dikirim, terutama tagihan bulanan untuk pelanggan berlangganan.
- Status pembayaran tidak jelas: admin harus mencocokkan mutasi rekening dengan daftar faktur secara manual.
- Pemilik tidak tahu total piutang tanpa meminta rekap, dan rekapnya selalu terlambat beberapa hari.
- Riwayat tagihan per pelanggan sulit dicari saat terjadi perselisihan.
Selama tagihan hanya belasan per bulan, masalah ini masih bisa ditangani dengan teliti. Begitu tagihan mencapai puluhan atau ratusan per bulan, kesalahan kecil menjadi uang yang tertahan.
Fitur aplikasi invoice
| Fitur | Fungsi | Prioritas versi pertama |
|---|---|---|
| Template invoice | Tampilan tagihan yang konsisten dengan logo dan informasi wajib | Wajib |
| Penomoran otomatis | Nomor unik berurutan tanpa campur tangan admin | Wajib |
| Data pelanggan dan produk | Nama, alamat, termin bayar, daftar harga | Wajib |
| Status tagihan | Draf, terkirim, dibayar sebagian, lunas, terlambat, dibatalkan | Wajib |
| Kirim lewat email atau WhatsApp | Tagihan dikirim sebagai PDF atau tautan dari aplikasi | Wajib |
| Pencatatan pembayaran | Pembayaran penuh atau sebagian, dicocokkan dengan tagihan | Wajib |
| Rekap tagihan dan umur piutang | Total piutang per pelanggan dan per kelompok umur | Disarankan |
| Invoice berulang | Tagihan bulanan untuk pelanggan berlangganan terbentuk otomatis | Bila relevan |
| Pengingat otomatis | Pesan sebelum dan sesudah jatuh tempo | Disarankan |
| Tautan pembayaran | Pelanggan membayar online, status berubah otomatis | Tahap berikutnya |
Invoice otomatis dari data yang sudah ada
Invoice otomatis bukan sekadar template yang rapi. Nilai sebenarnya muncul ketika tagihan terbentuk dari data yang sudah dicatat di tempat lain, sehingga tidak ada lagi pengetikan ulang. Beberapa pola yang umum:
| Sumber data | Pemicu invoice | Contoh bisnis |
|---|---|---|
| Pesanan selesai atau barang terkirim | Status pesanan berubah menjadi terkirim | Distributor, percetakan, katering |
| Kontrak berlangganan | Tanggal tagihan bulanan tiba | Jasa perawatan, sewa alat, layanan IT |
| Termin proyek | Tahap proyek disetujui klien | Kontraktor, konsultan, biro desain |
| Laporan pekerjaan atau kunjungan | Petugas menyelesaikan kunjungan | Servis, home care, kebersihan |
| Pemakaian | Rekap pemakaian akhir periode | Penyewaan per jam, layanan per transaksi |
Pola di tabel ini sering menjadi alasan perusahaan memilih aplikasi custom, karena data pemicunya ada di aplikasi operasional mereka sendiri. Contoh laporan kunjungan yang berlanjut ke tagihan dibahas di artikel aplikasi home care.
Rekap tagihan dan umur piutang
Umur piutang mengelompokkan tagihan yang belum dibayar menurut lamanya sejak jatuh tempo. Dari rekap ini, pemilik bisa melihat pelanggan mana yang perlu dihubungi lebih dulu dan berapa uang yang berisiko tidak tertagih.
| Kelompok umur (ilustrasi) | Jumlah tagihan | Total (ilustrasi) | Tindakan yang lazim |
|---|---|---|---|
| Belum jatuh tempo | 42 | Rp 180 juta | Pengingat ramah beberapa hari sebelum jatuh tempo |
| 1–30 hari lewat | 15 | Rp 64 juta | Pengingat otomatis dan konfirmasi pembayaran |
| 31–60 hari lewat | 6 | Rp 27 juta | Telepon dari bagian keuangan, cek kendala pelanggan |
| Lebih dari 60 hari | 3 | Rp 18 juta | Eskalasi ke pimpinan, tinjau syarat kerja sama berikutnya |
Angka di tabel ini contoh untuk memperagakan cara membaca, bukan data perusahaan nyata. Rekap seperti ini bisa dikirim otomatis setiap minggu ke pemilik, seperti dibahas di artikel aplikasi laporan keuangan.
Pengingat otomatis sebelum dan sesudah jatuh tempo
Banyak tagihan terlambat bukan karena pelanggan tidak mau membayar, melainkan karena tagihannya terselip atau orang yang memproses pembayaran tidak tahu. Pengingat otomatis mengurangi masalah ini tanpa membuat admin terdengar menagih terus. Urutan yang lazim: pengingat beberapa hari sebelum jatuh tempo, pemberitahuan di hari jatuh tempo, lalu pengingat setelah lewat dengan nada yang tetap sopan.
Pengingat lewat WhatsApp punya aturan sendiri, termasuk template yang disetujui Meta, persetujuan pelanggan, dan batasan kebijakan WhatsApp untuk penagihan utang. Semua itu dibahas di artikel penagihan otomatis via WhatsApp. Bila pengingat dikirim lewat email, pastikan alamat yang dipakai adalah alamat bagian keuangan pelanggan, bukan hanya kontak sales.
Aplikasi invoice siap pakai atau custom?
| Pilihan | Cocok bila | Keterbatasan |
|---|---|---|
| Template Word atau Excel | Tagihan sedikit, satu admin | Nomor ganda, status manual, tanpa rekap |
| Fitur invoice di software akuntansi | Pembukuan sudah di software tersebut, tagihan standar | Pemicu tagihan dari data operasional khas sering harus diketik ulang |
| Aplikasi invoice siap pakai | Tagihan standar, butuh template rapi, pengingat, dan tautan bayar | Biaya langganan; integrasi dengan aplikasi operasional terbatas |
| Aplikasi invoice custom atau modul tagihan custom | Tagihan dihitung dari termin, pemakaian, kunjungan, atau kontrak dengan aturan khas | Biaya membangun dan merawat; sebaiknya tetap mengirim data ke software akuntansi |
Bila pembukuan Anda sudah berjalan di software akuntansi, mulai dari fitur invoice di dalamnya. Modul tagihan custom layak bila data penentu tagihan ada di aplikasi operasional dan aturan perhitungannya khas. Pembagian peran antara software akuntansi dan aplikasi custom dibahas di artikel aplikasi keuangan perusahaan.
Contoh ilustrasi: jasa perawatan gedung dengan kontrak bulanan
Contoh berikut fiktif dan hanya memperagakan cara berpikir; bukan gambaran klien Digipro, dan semua angkanya ilustrasi. Sebuah perusahaan jasa perawatan gedung punya 60 kontrak bulanan. Tagihan dihitung dari biaya tetap ditambah pekerjaan tambahan yang dilaporkan teknisi. Admin membuat invoice di spreadsheet setiap awal bulan dan butuh empat hari untuk mencocokkan laporan pekerjaan tambahan.
| Bagian proses (ilustrasi) | Sebelum | Sesudah modul tagihan custom |
|---|---|---|
| Membuat 60 invoice bulanan | ± 4 hari kerja | ± setengah hari untuk memeriksa draf yang terbentuk otomatis |
| Pekerjaan tambahan | Dicocokkan manual dari foto dan chat teknisi | Diambil dari laporan pekerjaan yang disetujui klien |
| Pengiriman invoice | Email satu per satu | Terkirim otomatis ke kontak keuangan pelanggan |
| Rekap piutang | Dibuat bila diminta pemilik | Terkirim tiap Senin dengan kelompok umur piutang |
Pembukuan perusahaan ini tetap di software akuntansi. Modul tagihan custom hanya membentuk invoice dari kontrak dan laporan pekerjaan, lalu mengirim ringkasannya ke software akuntansi. Komponen biaya membangunnya dibahas di artikel biaya pembuatan aplikasi.
Langkah beralih dari faktur manual
- 1
Rapikan template invoice
Pastikan semua bagian wajib ada, termasuk nomor PO pelanggan bila diminta dan cara bayar yang jelas.
- 2
Tetapkan aturan penomoran
Satu urutan nomor dari satu sistem, misalnya per tahun atau per cabang, dan tidak ada nomor yang dibuat manual di luar sistem.
- 3
Kumpulkan data pelanggan
Kontak bagian keuangan, termin bayar, dan alamat penagihan setiap pelanggan.
- 4
Tentukan pemicu tagihan
Apakah invoice dibuat saat pesanan terkirim, tahap proyek selesai, atau tanggal tertentu tiap bulan.
- 5
Atur status dan pengingat
Siapa mencatat pembayaran, kapan pengingat terkirim, dan kapan tagihan dieskalasi ke pimpinan.
- 6
Pantau umur piutang
Bandingkan total piutang dan rata-rata lama pembayaran sebelum dan sesudah tiga bulan memakai aplikasi.
Cara Digipro membantu
Digipro adalah agensi digital berbasis di Malang, aktif sejak 2023, dan melayani perusahaan di seluruh Indonesia secara online. Kami membuat aplikasi web internal sesuai alur kerja, termasuk modul tagihan yang terhubung dengan data pesanan, kontrak, atau laporan pekerjaan, serta pengingat WhatsApp. Gambaran jasanya ada di artikel jasa pembuatan aplikasi untuk perusahaan.
- Konsultasi pertama gratis. Kami mulai dari cara tagihan Anda dihitung dan dikirim hari ini.
- Bila fitur invoice di software akuntansi atau aplikasi siap pakai sudah cukup, kami akan mengatakannya.
- Ruang lingkup, timeline, dan biaya ditulis dalam proposal sebelum pekerjaan dimulai.
- Versi pertama yang bisa dipakai tim umumnya 2–3 minggu, tergantung fitur.
Langkah berikutnya
Hitung berapa jam per bulan dipakai untuk membuat dan mencocokkan invoice, serta berapa total piutang yang lewat jatuh tempo lebih dari 30 hari. Bila keduanya besar, konsultasi gratis bisa membantu menentukan apakah cukup aplikasi invoice siap pakai atau perlu modul tagihan sendiri. Layanan pembuatan aplikasi kami dijelaskan di halaman jasa pembuatan aplikasi Digipro.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu aplikasi invoice?
Aplikasi invoice adalah software untuk membuat, mengirim, dan melacak tagihan ke pelanggan. Fitur dasarnya meliputi template invoice, penomoran otomatis, status pembayaran, pengiriman lewat email atau WhatsApp, dan rekap piutang. Versi yang lebih lengkap bisa membuat invoice otomatis dari data pesanan atau kontrak dan mengirim pengingat jatuh tempo.
Apa saja yang wajib ada di invoice?
Identitas penjual dan pembeli, nomor invoice yang unik, tanggal terbit dan jatuh tempo, rincian barang atau jasa dengan jumlah dan harga, potongan dan pajak bila ada, total, cara pembayaran, serta referensi seperti nomor pesanan atau PO pelanggan. Informasi yang lengkap mengurangi revisi dan mempercepat pembayaran.
Apakah aplikasi invoice bisa menggantikan faktur pajak?
Tidak. Bagi pengusaha kena pajak, faktur pajak dibuat melalui sistem resmi Direktorat Jenderal Pajak. Aplikasi invoice internal membantu menagih, melacak pembayaran, dan merekap piutang. Konsultasikan alur faktur pajak dengan konsultan atau petugas pajak Anda.
Bagaimana cara membuat invoice otomatis?
Tentukan pemicunya, misalnya pesanan terkirim, tahap proyek disetujui, atau tanggal tagihan bulanan, lalu hubungkan aplikasi invoice dengan data pemicu itu. Aplikasi siap pakai biasanya mendukung invoice berulang untuk langganan. Bila pemicunya ada di aplikasi operasional Anda sendiri, modul tagihan custom atau integrasi diperlukan agar tidak ada pengetikan ulang.
Apa beda artikel ini dengan penagihan otomatis via WhatsApp?
Artikel ini membahas aplikasi invoice secara umum: isi invoice, penomoran, status, rekap piutang, dan pilihan aplikasinya. Pengiriman tagihan dan pengingat lewat WhatsApp, termasuk template, persetujuan pelanggan, dan batasan kebijakan WhatsApp untuk penagihan, dibahas khusus di artikel penagihan otomatis via WhatsApp di blog Digipro.
Bagikan artikel ini
Kirim ke rekan atau tim yang membutuhkannya.